Kommunerne køber ikke løfter. De køber dokumenterede resultater.
Mange virksomheder kan fortælle, hvad deres løsning forventes at skabe.
- Den kan spare tid.
- Den kan forbedre kvaliteten.
- Den kan reducere sygefraværet.
- Den kan frigøre medarbejdere til andre opgaver.
- Den kan give borgerne en bedre oplevelse.
Men når kommunen spørger:
Hvordan ved I det?
Så bliver svaret ofte mindre præcist.
Det er et problem.
For jo større investeringen er, desto større bliver kommunens krav til dokumentation. Det er ikke nok at have en god fortælling. Virksomheden skal kunne sandsynliggøre, at effekten faktisk kan opnås – og vise, hvordan den skal måles.
Dokumentation begynder før salget
Mange virksomheder tænker først på effektmåling, når kommunen beder om den.
Det er for sent.
Dokumentationen bør være en del af løsningen fra begyndelsen.
Virksomheden bør allerede inden det første møde have overvejet:
- Hvilket problem løser vi?
- Hvordan ser situationen ud i dag?
- Hvilke resultater forventer vi?
- Hvordan kan resultaterne måles?
- Hvornår bør effekten kunne ses?
- Hvilke andre forhold kan påvirke resultatet?
Det gør virksomhedens argumentation stærkere og giver kommunen et mere troværdigt beslutningsgrundlag.
Start med udgangspunktet
Du kan ikke dokumentere en forbedring, hvis du ikke ved, hvor kommunen starter.
Derfor skal der etableres et udgangspunkt – en baseline.
Det kan eksempelvis være:
- det nuværende sygefravær
- antal timer brugt på en arbejdsgang
- gennemsnitlig sagsbehandlingstid
- antal fejl eller genbehandlinger
- energiforbrug
- brug af vikarer
- antal borgerhenvendelser
- medarbejdernes tilfredshed
- borgernes oplevelse af kvaliteten.
Hvis kommunen i dag bruger 1.000 arbejdstimer om året på en manuel proces, kan løsningen måles på, hvor mange timer der efterfølgende frigøres.
Uden et klart før-billede bliver det svært at dokumentere et efter-billede.
Vælg få og relevante mål
En almindelig fejl er at måle på alt.
Det skaber ikke nødvendigvis bedre dokumentation.
Tværtimod kan for mange målepunkter gøre evalueringen uoverskuelig.
Den stærkeste dokumentation tager udgangspunkt i nogle få centrale mål, der er tæt knyttet til kommunens udfordring.
Det kan være:
- tidsbesparelse
- økonomisk gevinst
- færre fejl
- højere kvalitet
- bedre arbejdsmiljø
- større tilfredshed
- hurtigere borgerforløb
- bedre kapacitetsudnyttelse.
Det vigtigste er ikke antallet af målinger.
Det vigtigste er, at de er relevante for beslutningen.
Skeln mellem aktivitet og effekt
Mange virksomheder dokumenterer, hvor meget løsningen bliver brugt.
- Det kan være antal logins, antal gennemførte forløb eller antal registrerede sager.
- Det er aktivitet.
- Det er ikke nødvendigvis effekt.
Effekten er det, der sker som følge af aktiviteten.
Et nyt digitalt system skaber ikke værdi, bare fordi medarbejderne logger ind.
Det skaber værdi, hvis sagsbehandlingstiden falder, kvaliteten stiger, eller medarbejderne bruger mindre tid på administration.
Virksomheden skal derfor kunne forklare sammenhængen mellem:
Brug → ændret adfærd → bedre resultat.
Dokumentér den økonomiske gevinst
Kommuner har brug for at forstå den økonomiske betydning.
Det kan blandt andet være:
- frigjorte arbejdstimer
- reduceret vikarforbrug
- lavere energiforbrug
- færre fejl
- færre genindlæggelser
- lavere vedligeholdelsesudgifter
- mindre brug af eksterne konsulenter.
Men gevinster skal beregnes realistisk.
Hvis en løsning frigør 2.000 arbejdstimer, betyder det ikke nødvendigvis, at kommunen sparer 2.000 løntimer direkte.
Medarbejderne kan i stedet bruge tiden på andre opgaver.
Det kan stadig være en betydelig gevinst, men den skal beskrives korrekt.
Der er forskel på:
- en direkte besparelse
- en undgået udgift
- en frigjort kapacitet
- en kvalitetsforbedring.
Jo mere præcis virksomheden er, desto mere troværdig bliver business casen.
Husk de kvalitative resultater
Ikke al værdi kan måles i kroner.
En løsning kan skabe:
- større tryghed for borgerne
- bedre arbejdsmiljø
- højere faglig kvalitet
- bedre patientsikkerhed
- større medarbejdertilfredshed
- færre afbrydelser
- bedre sammenhæng i borgerforløbet.
Disse resultater kan også dokumenteres.
Det kan ske gennem:
- spørgeskemaer
- interviews
- observationer
- brugerfeedback
- faglige vurderinger
- borgernes oplevelse før og efter.
Kvalitativ dokumentation skal ikke erstatte tal.
Men den kan forklare, hvorfor tallene ser ud, som de gør, og hvilken betydning ændringen har i praksis.
Referencer skal være sammenlignelige
En god reference er værdifuld.
Men ikke alle referencer er lige relevante.
En løsning, der har fungeret i en stor kommune, kan ikke nødvendigvis kopieres direkte til en mindre kommune.
Der kan være forskel på:
- organisation
- befolkning
- medarbejderantal
- teknisk modenhed
- eksisterende systemer
- økonomi
- geografiske afstande.
Derfor skal virksomheden ikke kun sige:
“Det virker i en anden kommune.”
Den skal forklare:
“Hvorfor er erfaringen relevant her?”
Lov mindre – dokumentér mere
Store løfter kan åbne døren til et møde.
Men de kan også skabe mistillid.
Hvis virksomheden lover 30 procents besparelse uden et troværdigt datagrundlag, vil kommunen ofte blive skeptisk.
Det er bedre at opstille:
- et forsigtigt scenarie
- et realistisk scenarie
- et ambitiøst scenarie.
Så kan kommunen se, hvilke forudsætninger der ligger bag hvert resultat.
Det gør dialogen mere professionel og viser, at virksomheden forstår usikkerheden.
Aftal målingen på forhånd
Hvis et projekt skal begynde som en pilot, bør virksomheden og kommunen på forhånd blive enige om, hvad der afgør, om piloten er en succes.
Det bør blandt andet beskrives:
- hvad der skal måles
- hvem der har ansvaret
- hvor data kommer fra
- hvornår der følges op
- hvilke resultater der skal til for at fortsætte
- hvordan erfaringerne skal præsenteres.
Ellers risikerer virksomheden, at piloten afsluttes med en uklar vurdering:
“Det gik egentlig meget godt.”
Det er ikke nok til at skabe en permanent investering.
Gør dokumentationen anvendelig
Dokumentationen skal ikke kun være fagligt korrekt.
Den skal også kunne bruges.
En kommunal leder skal kunne præsentere resultaterne for direktionen.
Økonomiafdelingen skal kunne forstå beregningerne.
Politikerne skal kunne se værdien.
Medarbejderne skal kunne genkende effekten i hverdagen.
Derfor bør resultaterne kunne formidles i flere niveauer:
- en kort konklusion
- centrale nøgletal
- en uddybende analyse
- metoden bag beregningerne
- konkrete erfaringer fra brugerne.
Jo lettere dokumentationen er at dele internt, desto større værdi får den.
Dokumentation er ikke kontrol – det er salgsarbejde
Nogle virksomheder oplever krav om dokumentation som en byrde.
Men dokumentation er i virkeligheden en konkurrencefordel.
Den gør det lettere for kommunen at:
- argumentere for investeringen
- prioritere løsningen
- finde finansieringen
- få politisk opbakning
- skalere projektet
- forsvare beslutningen efterfølgende.
Den virksomhed, der kan dokumentere sin effekt, gør ikke kun sin løsning mere troværdig.
Den gør den også lettere at købe.
Fremtidens vindere kan bevise deres værdi
Kommunerne vil i stigende grad kræve dokumentation.
Ikke kun for, hvad en løsning koster.
Men for, hvad den skaber.
Virksomheder, der kan levere data, realistiske beregninger og en tydelig model for effektmåling, vil stå langt stærkere end virksomheder, der alene kommer med gode intentioner.
For kommunerne køber ikke bare løsninger.
De køber sandsynligheden for, at løsningen virker.
Fem gode råd
- Fastlæg udgangspunktet, før løsningen tages i brug.
- Vælg få, relevante og målbare succeskriterier.
- Skeln mellem aktivitet, økonomisk gevinst og reel effekt.
- Aftal på forhånd, hvordan en pilot skal evalueres.
- Gør dokumentationen let at bruge internt i kommunen.
Tre typiske fejl
- At love store gevinster uden et troværdigt datagrundlag.
- At måle brugen af løsningen i stedet for dens virkning.
- At gennemføre en pilot uden klare kriterier for succes.
